É fácil compreender o cartão-presente como um código que se transforma em valor monetário e pode ser usado em um determinado lugar. Mas quando o assunto é o fluxo financeiro, o passivo, a conciliação, os repasses e as notas fiscais, acabam surgindo dúvidas. Inclusive, essa é a pergunta mais frequente que chega aos times comerciais da Todo: como funciona, na prática, a parte financeira do cartão-presente?
Bom, a dinâmica do cartão-presente é diferente das outras formas de pagamento tradicionais, como crédito ou débito. E é preciso entender esse processo para que uma operação de cartões-presente, além de vender, também seja saudável e estruturada do ponto de vista contábil.
Por que o cartão-presente não funciona como um cartão de crédito ou débito?
Quando uma venda é feita no cartão de crédito, o valor costuma cair na conta do estabelecimento em até 30 dias. No débito, no dia seguinte. Já no cartão-presente, o valor depende do modelo de repasse acordado com a marca, ou seja, pode ser feito no momento da ativação (quando o cartão é carregado com o saldo e vendido), ou no momento do resgate (quando o consumidor utiliza o valor em uma compra).
Esses modelos têm prazos diferentes, e o varejista pode escolher o que melhor se encaixa ao seu fluxo de caixa e operação. Quando o repasse é feito na ativação, a marca recebe em média até 10 dias após o fechamento do mês. No modelo de resgate, o valor referente aos cartões efetivamente utilizados é repassado no dia 20 do mês seguinte.
A diferença entre um e outro está diretamente relacionada à gestão do passivo. O valor do cartão, enquanto não utilizado, é considerado um crédito em aberto, um valor “em espera” dentro da operação.
A gestão do passivo feita pela Todo
Na operação com cartão-presente, o termo “passivo” é usado para se referir ao valor carregado no cartão-presente que ainda não foi utilizado. Esse saldo pode estar sob responsabilidade da própria marca ou da Todo, e é isso que define como será feito o controle financeiro.
Quando a gestão do passivo é feita pela Todo, o valor das ativações (cargas) é recebido pela plataforma, que fica responsável por administrar esse saldo até que o consumidor final o utilize. Conforme os resgates vão acontecendo, a Todo emite uma nota de crédito e repassa para a marca os valores correspondentes aos cartões utilizados, respeitando os prazos contratuais.
Esse modelo traz muita segurança, previsibilidade, relatórios de conciliação e suporte contábil em todas as fases. Sendo assim, o time financeiro da marca não precisa operar manualmente os saldos ou ficar responsável por esse crédito em aberto. É a Todo quem administra todas as etapas.
E quando o passivo fica com a própria marca?
Há também projetos em que a gestão do passivo permanece com a marca. Nesses casos, o valor das vendas de cartão-presente é recebido diretamente pelo cliente, que então se torna responsável por administrar esse recurso até o momento do resgate.
Nesse caso, a operação é mais parecida com uma venda tradicional, mas exige mais atenção, pois a marca precisa realizar conciliações precisas, controlar os saldos disponíveis e assegurar que os repasses sejam feitos corretamente aos pontos de venda ou parceiros envolvidos. De fato, é um modelo que exige maior maturidade e estrutura contábil do lado da marca.
A importância do alinhamento financeiro desde o início
Um dos pilares para o sucesso de um projeto com cartão-presente, está na integração entre os times financeiros desde o início da operação. Quando essa conversa não acontece com clareza e antecedência, podem acontecer confusões como notas fiscais não reconhecidas, questionamentos sobre prazos e dificuldades de conciliação.
Não à toa, a Todo recomenda e faz o envolvimento dos times financeiros já nas etapas de onboarding, junto com o P.O. e o time comercial, a fim de que seja uma operação fluida, com cobrança estruturada e repasses corretos.
A função dos resíduos dos cartões-presente
Os valores que permanecem no cartão-presente sem uso, mesmo após o vencimento, também entram na dinâmica. Quando esses saldos expiram, eles são convertidos em receita pela Todo (ou pela marca, se for esse o modelo), por meio da emissão de uma nota fiscal, considerando sempre o tipo de gestão do passivo e a categoria fiscal da empresa.
Os resíduos também precisam ser contabilizados corretamente, com a emissão de nota fiscal para o reconhecimento de receita. E esse é mais um ponto em que a operação de cartão-presente se diferencia de outros meios de pagamento.
O fluxo financeiro na Todo
Os modelos operacionais da Todo envolvem prazos definidos e variações conforme o canal de venda (e-commerce, loja física, B2B ou corporativo). No modelo tradicional com gestão do passivo feita pela Todo, o fluxo financeiro funciona assim: a ativação dos cartões gera uma nota de débito emitida pela Todo no fechamento do mês, com vencimento em até 10 dias. Os resgates, ou seja, as compras feitas com o cartão, são consolidados e geram uma nota de crédito emitida pela Todo até o dia 20 do mês seguinte.
No caso de cartões vencidos, é emitida uma nota fiscal referente ao valor residual, de acordo com as regras contratuais. No modelo B2B/corporativo, os parceiros que ativam os cartões efetuam o pagamento posterior, conforme prazo contratual. O fechamento pode ser quinzenal ou mensal, com repasses variando entre o dia 5 e o dia 20, dependendo da quinzena e das negociações firmadas.
Nesses casos, existem dois modelos principais de faturamento, com a Todo pode cobrando o valor líquido (já com a comissão descontada) ou o valor cheio, com o parceiro emitindo uma fatura referente à sua comissão.
Tecnologia, rastreabilidade e segurança
O sistema da Todo foi desenvolvido para que todo esse fluxo aconteça com rastreabilidade e precisão. As ativações e resgates são processados com regras rígidas e os comparativos são automatizados. Então, mesmo diante de grandes operações, erros de base são raros e rapidamente identificados e corrigidos.
O cartão-presente pode ser um produto até simples na ponta e dinâmica, mas a estrutura requer maturidade operacional, pois é dessa forma que as marcas conseguem tomar decisões mais estratégicas, alinhar expectativas internas e potencializar o uso da ferramenta como canal de venda, de engajamento ou de posicionamento.
É uma legítima operação financeira integrada ao negócio, e a Todo tem feito isso com excelência ao lado de mais de 75 varejistas. Para conversar com um especialista da Todo e entender mais sobre esses bastidores, basta clicar aqui.
